Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать работу бухгалтерии эффективной». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»
Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.
Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.
Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».
Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.
Делегируйте полномочия и проверяйте
Основную часть времени главбуха занимает текущая работа. Нередко сотрудники обращаются ко мне с просьбой разрешить рабочие моменты. Если вопрос можно решить по-разному, предоставляю право выбора. Ведь человеку, самостоятельно принявшему решение, работать гораздо интереснее.
Очень важно организовать оперативную работу на всех участках. В дополнение к ежедневному «составлению» кассы и проведению выписок банка, что само собой разумеется, необходимо не менее оперативно (без откладывания на потом) составлять и подписывать трудовые договоры, авансовые отчеты, приходовать основные средства и материалы.
В нашем коллективе каждый отвечает за свой участок и ежемесячно представляет отчет о проделанной работе. Это распечатка тех бухгалтерских счетов, которые ведет сотрудник. Я проверяю только принципиальные моменты. Но иногда в целях контроля могу проверить работу того или иного сотрудника полностью.
Таким образом, мы ежемесячно составляем баланс, что позволяет нам чувствовать себя уверенно перед последним сроком сдачи квартальной отчетности.
Зарплату (а у нашей организации есть регулярные выплаты по больничным листам, премии и, конечно, отпускные) мы рассчитываем в известной специализированной программе. Это очень удобно. Тем не менее сотрудник, который начисляет зарплату, составляет дублирующий расчет в Excel. И хотя эта работа занимает дополнительное время, трудозатраты оправданны. Ведь есть уверенность, что зарплата и налоги подсчитаны верно.
В Excel мы проверяем и правильность начисления бухгалтерской программой ежемесячной амортизации. Это не занимает много времени и позволяет обнаруживать некоторые неточности ввода данных при оприходовании основных средств.
Участки «Приход товаров», «Оказание нам услуг», «Приход основных средств» ведут разные сотрудники. Каждый хранит в отдельной папке договоры со своими поставщиками. У нас нет бесхозной единой папки «Договоры», в которую складывалось бы все.
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
| Раздел должностной инструкции | Дата | Результат |
| 1. Общие положения | ||
| 2. Задачи должности | ||
| 3. Подготовка к работе | ||
| 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня | ||
| 5. |
Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Какие качества нужно развивать
Облегчит ваш труд в этой сфере, если помимо профессиональных качеств вы будете развивать у себя и некоторые личные качества:
-
Ответственность (в первую очередь эта профессия требует соответствующего отношения к своей работе)
-
Терпение (зачастую приходится долго и нудно корпеть над бумагами, надо уметь сосредоточиться на подобных задачах)
-
Скрупулёзность (в отчётах и других бумагах важен каждый знак, одна точка не в том месте, может кардинально поменять итоговый баланс, нужно быть очень внимательным)
-
Пунктуальность (обязанности бухгалтерского сотрудника требуют чёткого следования графику, и опаздывать в сдаче особенно важных отчётов нельзя)
-
Память (необходимо развивать у себя это качество, чтобы помнить различные стандарты, норма и акты, касающиеся вашей работы)
Формирование итоговых управленческих отчетов
Это один из самых простых этапов введения управленческого учета, потому что правильно структурированные исходные данные у вас уже есть, ни от каких сотрудников и пользователей вы не зависите. Осталось только автоматизировать логику построения отчета из данных системы, тем более что стандартизированные отчеты уже есть во многих ПО.
В «1С:Управление производственным предприятием», допустим, есть управленческий отчет о доходах и расходах, который повторяет логику PnL если статьи затрат вносятся верно. Есть валовая прибыль, которая отражается в разрезе заданных ЦФО, есть отчет по заказам, который разворачивает структуру себестоимости по каждому заказу покупателя.
Отчет по оборотному капиталу также присутствует – это дебиторская и кредиторская задолженность по срокам долга. Остатками запасов можно управлять через отчет по заказам поставщику и так далее.
Конечно, настраивать отчеты и дописывать свои тоже придется, но это не сложно сделать опять же при структурированных исходных данных.
Из личного опыта
Мы в «Билфингере» настроили отчет по заказам покупателя в разрезе Заказчиков, договоров и ЦФО, таким образом, закрывали потребность учредителей видеть рентабельность проектов.
Общий PnL делали через трансляцию в МСФО (но это уже другая история).
Оборотный капитал формировали через дебитору по срокам долга.
Был у нас еще отчет по портфелю договоров, его дорабатывали в «1С:Управление производственным предприятием» отдельно.
Общими усилиями нам удалось достичь нормы закрытия финансового месяца на третий рабочий день, при этом требовалась работа только двух финансовых аналитиков.
Надеюсь, что наш положительный опыт поможет вам избежать части ошибок в построении управленческого учета на предприятии и поспособствует более легкому и быстрому процессу внедрения.
Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так?
Есть довольно стандартный список тревожных звоночков для руководителя, которые намекают на беспорядок:
- Главный бухгалтер «не знает, как надо». Если руководитель задает сотруднику вопрос, а тот откровенно признается, что не знает или не понимает, как нужно действовать, это показатель того, что требуется более подготовленный и мотивированный специалист.
- Данные в отчетах не сходятся между собой. Собственник обычно лучше всего понимает, как идут дела у компании. И если информация в отчетах расходится с другими собранными данными по организации — это повод забеспокоиться и перепроверить работу бухгалтерии.
KPI главного бухгалтера – что сюда входит?
Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:
- своевременность сдачи отчетных документов в контролирующие органы и грамотное их заполнение;
- отсутствие просрочек по платежам клиентов;
- отсутствие ошибок в ведении учета;
- итоговая экономия при работе с поставщиками;
- штрафы и пени со стороны контролирующих органов из-за ошибок бухгалтерии;
- расходы на оплату жалования сотрудников отдела;
- жалобы на работу бухгалтеров со стороны контрагентов, работников и клиентов.
Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала.
Бухгалтерский учет на предприятии может быть двух видов:
- финансовый — функции бухгалтерии при таком виде бухгалтерского учета — это расчеты с клиентами и другими заинтересованными лицами, ведение всех видов отчетности, формирование информации об активах организации и предполагаемой прибыли, разработка финансового положения предприятия. Такой вид бухучета считается внешнеорганизационным и контролируется государством.
- управленческий — функции бухгалтерии при такой организации — это оценка финансовой деятельности организации, контроль за движением ТМЦ, учет всех видов активов. Такой вид внутриорганизационной бухгалтерии государством не контролируется и необходим для нормального функционирования производственной или непроизводственной деятельности.
Слышали ли вы об уловках крупных компаний, которые дают внутреннее распоряжение не оплачивать уже оказанную услугу и до предела тянуть с платежом? Это даёт крупной компании возможность прокрутить ваши деньги в собственных целях. Другой вариант: компании, в которых сотрудникам нужно доказывать руководству свою значимость. Их юристы, отрабатывая зарплату, присылают вам миллион правок в договоре, а потом ещё правки на ваши правки. Аналогично поступают бухгалтеры, которым доверяют проверять легальность сделок.
Если клиент не платит по надуманным причинам, а компания не предпринимает никаких попыток, чтобы эту ситуацию разрешить, это может стать причиной накопления дебиторской задолженности и финансовых проблем. Бесконечные уточнения реквизитов, жалобы на валютный контроль банка, на непрофессионализм операциониста, на непривычный вид акта или счёта, бесконечные согласования договоров — все это оттягивает получение вами денег.
Грамотный бухгалтер должен проводить переговоры с бухгалтерией контрагента и снимать все формальные препятствия, стоящие на пути получения денег.
Из кого состоит отдел бухгалтерии
Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.
Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.
Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.
Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:
- Главный бухгалтер.
- Рядовой состав бухгалтерии
Основные обязанности бухгалтера
Нормальное функционирование даже небольшого предприятия невозможно представить без бухгалтерии. Эффективность работы данного отдела влияет на деятельность других подразделений компании. Прежде чем перечислять показатели оценки премирования бухгалтерии, давайте рассмотрим основные обязанности:
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормами действующего законодательства и с помощью современных программных решений;
- регистрация финансовых поступлений и иных ТМЦ, которые были получены организацией;
- учет поступления, движения и использования денежных активов на предприятии;
- учет совершенных финансовых и хозяйственных операций;
- фиксирование поступлений от продаж товаров и услуг, а также расходов;
- расчет с поставщиками услуг и товаров, заказчиками;
- расчет налоговых отчислений, а также своевременная оплата данных сумм;
- погашение задолженностей перед кредитными организациями;
- своевременное составление и оформление отчетных документов;
- расчет и начисление заработной платы работникам предприятия;
- расчет, а также начисление денежных выплат отпускных, больничных, командировочных и других соцвыплат, которые положены работникам;
- расчет себестоимости готовой продукции с учетом затрат на производство.