Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Периодичность подачи персонифицированных сведений — каждый месяц. Срок отправки — не позднее 25 числа следующего за отчётным месяца. Если 25 число приходится на выходной или праздничный выходной день, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день.
Кто должен сдавать персонифицированные сведения о физических лицах
Все работодатели, которые в отчётном месяце заключили договора с физлицами или производили им выплаты доходов. Говоря о работодателях, мы имеем в виду:
- юридические лица с филиалами и представительствами, включая иностранные компании;
- ИП и главы КФХ;
- специалисты частной практикой (нотариусы, адвокаты, детективы, и т.д.);
- частные лица, не имеющие статуса ИП.
Под доходами подразумеваются вознаграждения физического лица, полученные в рамках:
- трудового договора;
- договора оказания услуг (ГПХ);
- авторского договора;
- договора отчуждения права на результаты интеллектуальной деятельности, и т.д.
Сроки сдачи персонифицированных сведений о физических лицах
Первый отчёт нужно сдать по итогам января 2023 года — до 27 февраля 2023 года (так как 25 февраля это суббота).
Законодательная обязанность
Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) установлена обязанность для предпринимателей-работодателей вести учет начисленных выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, а также исчисленных с них сумм страховых взносов. Это установлено в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 212-ФЗ. Целесообразнее всего вести учет в карточках индивидуального учета.
Вместе с тем у многих коммерсантов сразу возникнет вопрос: а что грозит, если пренебречь этой обязанностью? Ответственность за отсутствие индивидуального учета в Законе № 212-ФЗ не предполагается, то есть ни возможных штрафов, ни каких-либо других санкций не предусмотрено. Однако индивидуальную карточку все же стоит вести. Ее наличие сослужит бизнесмену добрую службу. Во-первых, избавит от споров с проверяющими и их претензий, во-вторых, поможет бизнесмену в составлении отчетности во внебюджетные фонды. Ведь отчетность по страховым взносам формируют именно на основании карточек индивидуального учета. Ну и в-третьих, убережет коммерсанта от ошибок в отчетности. Обнаружив ошибку на этапе оформления карточки, коммерсант сможет избежать ошибок в отчетности, которые в некоторых случаях могут дорого стоить. Ведь если ошибки в отчетности привели к занижению сумм страховых взносов, подлежащих уплате в бюджет, предприниматель должен будет представить уточненный расчет, доплатить недостающую сумму взносов и соответствующие ей пени и штраф (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ, ст. 17 Закона № 212-ФЗ).
Как заполнить карточку
Карточка индивидуального учета открывается на расчетный период (календарный год) и заполняется на каждое физическое лицо — сотрудника организации, работающего по трудовому или гражданско-правовому договору, предметом которого является выполнение работ, оказание услуг.
Сведения, приведенные в названной карточке, используются плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, при заполнении соответствующей отчетности, представляемой в ПФР и ФСС РФ . Таким образом, неверное заполнение индивидуальных карточек повлечет ошибки в расчете по страховым взносам, и уже на этапе камеральной проверки плательщик может быть привлечен к ответственности за нарушения законодательства РФ о страховых взносах.
Форма отчета по страховым взносам в ПФР и ФОМС утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н, а в ФСС РФ — Приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 N 871н.
Если в течение расчетного периода (календарного года) между плательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой и др.) договор, в целях исчисления облагаемой базы и сумм страховых взносов нарастающим итогом с начала расчетного периода плательщик может вести одну карточку по данному физическому лицу. Дополнительные страницы карточки заполняются в случае использования тарифов, отличных от основного (например, в течение 2010 г. работник получил инвалидность или начал участвовать в деятельности, переведенной на ЕНВД или УСН). При этом производится сквозная нумерация страниц карточки, открытой в отношении работника. Допустим, сотрудник числится в списке под номером 5. С сумм выплат данного работника в течение расчетного периода (года) работодателем для исчисления страховых взносов применялся сначала основной тариф, а затем пониженный, поэтому на этого работника должно быть оформлено две страницы карточки под номерами, например, 5.1 и 5.2.
В правой верхней части карточки указывается код применяемого тарифа (до 2011 г. применяется пять кодов). Для обозначения основного тарифа, указанного в п. 1 ст. 57 Закона N 212-ФЗ, можно использовать код 1, в отношении сельхозтоваропроизводителей, отвечающих критериям, указанным в ст. 346.2 НК РФ, организаций народных художественных промыслов и семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования (пп. 1 п. 2 ст. 57 Закона N 212-ФЗ), — код 2. А для организаций и предпринимателей, поименованных в пп. 2 п. 2 ст. 57 Закона N 212-ФЗ (кроме организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, уплачивающих ЕНВД в отношении выплат и иных вознаграждений, производимых физическим лицам), — код 3. Например, код 3 в карточках следует проставлять плательщикам страховых взносов, производящим выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, являющимся инвалидами I, II или III группы (пониженный тариф применяется в отношении указанных выплат и вознаграждений).
Организациям и индивидуальным предпринимателям, уплачивающим ЕСХН (пп. 3 п. 2 ст. 57 Закона N 212-ФЗ), можно использовать код 4. А организациям и индивидуальным предпринимателям, применяющим УСН или уплачивающим ЕНВД, — код 5 (в отношении выплат и иных вознаграждений, производимых физическим лицам).
Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов
Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие глава 34 НК РФ, в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
В пункте 4 статьи 431 НК РФ прописана обязанность работодателя организовать учет выплаченных вознаграждений и начисленных в отношении них страховых взносов индивидуально по каждому физическому лицу. Хранить эти сведения необходимо не менее шести лет (подпункт 6 пункта 3.4. статьи 23 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за отсутствие учетных документов по соцвзносам прямо не установлена, не исключена вероятность привлечения налоговыми органами плательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Что это за документ и каково его назначение
Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.
На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.
В документе отражаются сведения о:
- выплаченных сотруднику средствах;
- размере базы, из которой отчисляются взносы;
- начисленной сумме в каждый фонд;
- расходах, возмещенных Фондом социального страхования.
Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.
Общая форма документа
Специально утвержденного бланка карточки учета страховых взносов не существует. В соответствии с этим организация имеет право самостоятельно разработать форму этого документа. Раньше можно было использовать Письмо ПФР и ФСС от 09.12.2014 г. № АД-30-26/16030 и № 17-03-10/08-47380, в котором содержалась рекомендованная форма карточки учета страхвзносов. Такая карточка основывалась на правилах Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ, который на данный момент отменен.
Налоговая инспекция не против, если организации по-прежнему будут использовать данный бланк при учете страховых взносов. Главное — его формат должен быть обновлен в соответствии с правилами и нормами гл. 34 НК РФ. В карточке не должно содержаться ссылок на отмененный закон. Кроме того, ее не нужно закреплять в учетной политике, поскольку она не является обязательным налоговым регистром.
В программах бухгалтерского учета данный регистр имеется, и его можно использовать. Однако нужно в обязательном порядке проверить его соответствие нормам действующего законодательства. При автоматическом формировании карточки нужно ежемесячно проверять, все ли суммы облагаемых доходов и взносы попадают в нее.
Нет необходимости проверять карточки по всем сотрудникам — достаточно проверить несколько из них. Сведения из них нужно сравнить с данными аналитического учета по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и сч. 69 «Расчеты по соцстрахованию и обеспечению».
Электронные карточки учета страхвзносов желательно распечатывать по итогам каждого календарного года и заверять подписью главного бухгалтера. Кроме того, их можно сохранить и на компьютере, но с заверением электронной цифровой подписью.
В карточке учета нужно указывать доходы до обложения НДФЛ, поскольку если уменьшить их на налог, то будет несоответствие между облагаемой базой и рассчитанными взносами.
После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.
Карточка страховых взносов — 2022
В качестве основы для формирования карточки страховых взносов в 2022 году можно взять форму, введенную в применение совместным письмом от 09.12.2014 ПФ РФ № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380. Скачайте бланк по ссылке ниже:
Она состоит из трех разделов:
Поскольку данная форма была выпущена еще в то время, когда взносы перечислялись в фонды, бланк нужно осовременить. В частности, проставить в нем ссылки на НК РФ (вместо действовавшего ранее закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
ВНИМАНИЕ! При использовании бланка данной карточки учтите, что с 2021 года работодатель оплачивает только первые 3 дня больничного листа. Остальные пособия ФСС оплачивает напрямую сотруднику в рамках пилотного проекта «Прямые выплаты». Это значит, что с 2021 года сумму взносов на ВНиМ нельзя уменьшить на расходы по соц. обеспечению.
Можете скачать нашу версию карточки по ссылке ниже:
А можете взять предложенный выше оригинал и модифицировать его самостоятельно.
Как рассчитать взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, чтобы не ошибиться при заполнении карточки, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Предупреждение о вступлении в пилотный проект для новых регионов
В связи с вступлением с 2015 года в пилотный проект новых регионов в версии 2.5.88 реализовано уведомление о необходимости указания даты вступления в проект, если в информационной базе обнаруживается организация, зарегистрированная в одном из этих регионов. Определение территориальной принадлежности выполняется по КПП организации. Информирование производится при запуске программы и при создании (расчете) документов, которыми назначаются (рассчитываются) пособия за счет ФСС (начисление по больничному листу, начисление зарплаты, начисление отпуска).
Страхователям Республики Татарстан, Белгородской, Ростовской и Самарской областей предупреждение начнет выдаваться за две недели до даты вступления в проект – во второй половине июня 2015 года.
Таким образом, необходимо либо указать дату вступления в проект для таких организаций, либо уточнить в программе их КПП, если они зарегистрированы не в регионах, участвующих в проекте, но по какой-то причине их КПП содержит информацию о том, что они поставлены на учет в таком регионе.
Кто и в каких случаях сдает Карточку
Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.
Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.
В отличие от других форм страховой отчетности (СЗВ-М, РСВ-1), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Что это за документ и каково его назначение
Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.
На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.
В документе отражаются сведения о:
- выплаченных сотруднику средствах;
- размере базы, из которой отчисляются взносы;
- начисленной сумме в каждый фонд;
- расходах, возмещенных Фондом социального страхования.
Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.