Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.
Смена директора – алгоритм действий
1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?
- Заявление действующего директора на увольнение
- Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
- Кадровые приказы об увольнении и назначении
- Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
- Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
- Контракт с новым директором о назначении на должность.
Создание инвентаризационной комиссии
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.
Дата инвентаризации при смене руководителя
Срок проведения обязательной инвентаризации при смене руководителя на законодательном уровне не регламентирован. Его устанавливает директор своим приказом – до даты передачи дел новому руководителю.
Если прежний директор не издал такой приказ по каким-либо причинам, закон не запрещает прописать сроки и порядок проведения ревизии в решении (распоряжении) собственников компании.
При смене директора, происходящей в плановом порядке (например, при окончании срока контракта с действующим руководителем в конце календарного года), отдельную инвентаризацию обычно не проводят – учитывают итоги обязательной инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Если смена директора происходит внезапно, назначают внеплановую инвентаризацию.
Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава
Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).
Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.
| Наименование операции | Используемые проводки |
| Отображение излишков имущества | ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91 |
| Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли: | ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,
ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм |
| Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. | ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,
ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы |
В чем заключается процедура передачи дел?
Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).
Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.
Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:
- учредительные и регистрационные документы организации;
- первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
- договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
- лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
- другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.
Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.
Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.
Какие документы нужны?
Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.
В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:
-
Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,
-
Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),
-
При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).
Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.
Расторжение трудовых отношений с руководителем
Руководитель организации, в соответствии с нормами ТК РФ, так же как и другие сотрудники учреждения, может быть уволен по общим основаниям прекращения трудового договора, перечисленным в ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя (учредителя) и т.п.). Однако ст. 278 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации:
- отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);
- принятие уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора;
- иные основания, предусмотренные трудовым договором.
Если расторжение трудового договора происходит по инициативе работника — руководителя организации, то он, в соответствии со ст. 280 ТК РФ, обязан уведомить об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц до увольнения.
Один месяц — тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность. По общему правилу приказ о расторжении договора по инициативе сотрудника издается в последний день его работы, указанный в заявлении (ст. 80 ТК РФ). Принять на освободившуюся должность новое физическое лицо работодатель (собственник имущества, учредитель) может только на следующий день после увольнения работника. Это обусловлено тем, что штатная единица руководителя учреждения в организации только одна, кроме того, в учреждении просто не может быть двух руководителей в течение одного рабочего дня.
Собственнику имущества (учредителю бюджетного учреждения) следует учитывать, что ст. ст. 80 и 280 ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте. Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки. Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск.
Внесение изменений в устав компании в Украине при смене руководителя
В Украине существует определенная правовая основа для назначения, отставки или смещения директоров компаний. Для этого каждое предприятие предварительно прописывает в уставе порядок увольнения управляющего, а также возможные ограничения на управленческие права руководителя.
Руководитель украинской компании – это лицо, которое совершает взаиморасчеты, подписывает контракты, соглашения и договоры от имени компании, а также действует исключительно в интересах бизнеса. Согласно украинскому законодательству, исполнительный орган может быть единичным (директор) или коллегиальным (дирекция). Положение определяется участниками компании, и должно быть упомянуто в уставе.
Важно помнить – если ваш украинский бизнес работает с одним директором, но в планах создание совета директоров, это можно сделать через утверждение нового устава компании. В любом случае участники предприятия вправе определять количество директоров, их права и обязанности для принятия решений в интересах предприятия. После согласования вопроса с участниками на общем собрании необходимо внести изменения в устав и зарегистрировать их.
Внимание: большинство украинских компаний с ограниченной ответственностью работают только с одним директором.
Директор украинского предприятия должен быть официально зарегистрирован как руководитель, и указан в Государственном реестре компаний Украины. Такая информация в государстве является общедоступной.
Другая весьма важная позиция – руководитель украинской компании всегда отвечает за своевременную подачу и уплату налогов. То есть, с одной стороны, директор имеет право действовать от имени предприятия, с другой – у такого человека есть четко обозначенные обязательства перед государством.
Учтите также, что в Украине невозможно создать компанию без назначения директора. Отстранение руководителя от должности может понадобиться после приобретения, реорганизации (например, слияния) новой компании либо после юридической проверки в Украине.
Объекты инвентаризации
- наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
- их сохранности;
- соответствия условий хранения;
- обязательств перед кредиторами и банками;
- прав требования денежных средств;
- складского учета и хозяйства;
- реальности данных.
- смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
- грабеж, кража;
- стихийное бедствие;
- реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.
В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:
- на ответственное хранение;
- в аренду;
- на переработку.
Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.
Как составить приказ о проведении инвентаризации
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.
Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.
Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.
Дисквалифицированное лицо не может занимать руководящие должности в организациях. Поэтому если новый руководитель включен в этот реестр, регистрирующий орган откажет во внесении изменений в связи со сменой руководителя.
Решение о назначении нового руководителя организации принимается собственником имущества учреждения.
Решение о смене руководителя должно обязательно содержать решение по двум вопросам:
- о прекращении полномочий единоличного исполнительного органа, то есть прекращении полномочий действующего руководителя
- об избрании единоличного исполнительного органа (нового руководителя)
Кроме того, в повестку на практике включают вопрос о выборе лица, которое будет подписывать трудовой договор с новым руководителем организации, а также вопрос о выборе председателя и секретаря собрания, подписывающих протокол.
Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества
Приказ допускается составлять и в произвольной форме. Но существует перечень сведений и реквизитов, которые обязательно указать в официальном документе:
- наименование фирмы;
- дата составления и номер документа;
- объекты и цель проведения проверки;
- перечень задействованных подразделений;
- период проведения;
- сроки предоставления результатов;
- состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей каждого ее члена;
- фамилия, имя, отчество и подпись руководителя.
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Сначала члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2020, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2021. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие документы:
- ведомость учета результатов;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
- инвентаризационная опись;
- объяснительная записка.
После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:
- наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
- название подразделения, где проводилась инвентаризация;
- наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
- список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
- описание результатов проверки;
- перечень выступавших на заседании;
- принятое решение;
- заключение комиссии;
- выявленные нарушения (если они есть);
- виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
- сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
- подписи председателя и всех членов комиссии;
- приложения.
В качестве иллюстрации дадим вариант протокола.
В приказе № 49 указано: все проведенные операции с ценностями, расчетами и другими объектами должны быть отражены в учете на дату инвентаризации. Вот что нужно, чтобы выполнить это требование.
- Бухгалтерия должна провести в учете максимально возможное количество поступивших до начала инвентаризации документов.
- Последние приходные и расходные документы, которые не прошли в учете, ответственные передают инвентаризационной комиссии.
- Все материально-ответственные и подотчетные лица дают расписки: одни — о том, что все поступившие под их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие — списаны; другие — о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.
Можно ли уволить директора и не назначить нового
Отсутствие директора в организации влечет приостановление ее деятельности, для недопущения такой ситуации вместе со снятием с должности старого директора должен быть назначен новый.
Общее собрание или собственник заключает с новым директором трудовой договор, определяет срок его полномочий и составляет его личное дело.
В ситуации, когда старый директор не уволен, а ушел в декрет, то новый директор назначается до выхода из отпуска по уходу за ребенком старого директора.
По итогу принятия решения о назначении нового директора и подписания с ним трудового договора – издается приказ.
Трудовой договор и приказ может быть подписан председателем общего собрания, другим его членом, который уполномочен это делать, членом наблюдательного совета, если это предусмотрено в уставе или собственником имущество в случае работы в унитарном предприятии.
Дата принятия нового директора не должна быть раньше даты увольнения предыдущего, так как двух директоров в организации быть не может.
Уведомление других государственных органов о смене директора
Помимо уведомления регистрирующего органа уместным будет уведомить и другие государственные органы, которые могут быть в этом заинтересованы.
Конкретная обязанность нанимателя осуществлять уведомление различных государственных органов не закреплена. К заинтересованным органам можно отнести налоговые органы, ФСЗН, органы статистики и Белгосстрах по месту постановки на учет плательщика.
К уведомлению прилагают копии приказа о назначении нового директора, решения общего собрания о назначении нового директора, контракта, заключенного с новым директором, уведомления регистрирующего органа.
Законодательством также не установлена обязанность уведомлять о смене руководства своих контрагентов. Однако в некоторых договорах с контрагентами может содержаться такая обязанность. В таком случае следует письменно уведомить контрагентов о назначении нового руководителя.
После вступления в должность вновь назначенный директор должен обратиться в обслуживающий банк с целью изменения карточки с образцами подписей.
Создание инвентаризационной комиссии
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.